Guide: GRT-Organisation

Schritt 1: Erste Überlegungen

  • Findet in deiner Nähe bereits ein GRT-Event statt? Tipp: schau in der Karte vom GRT2017 nach.
    • Ja → Kontaktiere die verantwortliche Person (Email-Adresse ist ebenfalls der Karte entnehmbar) und frag nach, wie du helfen kannst bei…
      • … der Organisation des Events vor Ort.
      • … der Organisation der Spielrunden.
      • … der Organisation der Werbung für das Event.
      • etc.
    • Nein → Weiter zu Schritt 2.
    • Es findet zwar bereits ein GRT-Event in der Nähe statt, allerdings gibt es Gründe, weswegen du dich nicht dort beteiligen willst und lieber etwas eigenes starten willst. → Kontaktiere uns.
  • Wir möchten was zum GRT machen, aber nicht am GRT. Also, äh, z.B. ne Woche später. Geht das?
    • Ein Teil des Spaßes am GRT ist natürlich, dass er am GRT stattfindet. Weihnachten eine Woche später feiern ist irgendwie fad, oder? Und wir geben uns viel Mühe damit, den GRT bekannt zu machen und für den Termin zu werben.
    • Aber natürlich verstehen wir, dass der Geburtstag deiner Erbtante vorgeht. Wer später dran ist, kommt in die Liste der Paketempfänger nach ganz unten. Sollten wir also zu wenig Pakete haben, dann gibt es keines für euch. Ansonsten: Na klar. Wir freuen uns über jeden, der was macht!

Schritt 2: Vernetzung

  • Finde Gleichgesinnte, mit denen du zusammen ein GRT-Event auf die Beine stellen willst. Für den Anfang sollten 2-5 Personen reichen, die sich bereit erklären, am GRT vor Ort anwesend zu sein und Spielleitungen zu übernehmen. Wie kannst du Gleichgesinnte finden?

Schritt 3: Location

  • Finde einen Ort für dein GRT-Event. Welche Anforderungen an die Location ergeben sich?
    • Größe: idealerweise sollte es einen Tisch geben, auf dem Material aus dem Paket ausgelegt werden kann, sowie zwei weitere Tische mit Stühlen zum Hinsetzen, Labern und Spielen. Nach oben gibt es natürlich keine Grenze.
    • Erreichbarkeit: innenstadtnah ist natürlich besser als weit ab vom Schuss; ÖPNV-Anbindung ist gut; Parkplätze auch.
    • Umgebung: ein gewisses Maß an Öffentlichkeit bzw. öffentlicher Sichtbarkeit ist gut. Daher ist ein GRT-Event in einer Privatwohnung eher nicht möglich. Im Zweifel: Kontaktiere uns.
  • Daraus ergeben sich einige konkrete Veranstaltungsorte:
    • Rollenspielläden
    • “verwandte” Geschäfte wie Comic-Läden u.a.
    • Vereinsräumlichkeiten
    • Bibliotheken (z.B. öffentliche Stadtbibliothek)
    • Jugendkulturzentren oder Jugendtreffs der Stadt
    • Buchhandlungen
    • Universitätsräume und dergleichen
    • Schulen
  • Wie finde ich die richtige Ansprechperson, um die Location klar zu machen?
    • Wenn du jemanden kennst, der/die mit den oben genannten Orten beruflich oder privat zu tun hat, ruf sie/ihn an.
    • Wenn nicht, dann geh die Liste von oben nach unten durch und versuche die relevante Person mittels Internetsuchmaschine zu ermitteln (z.B. Google “Rollenspielladen Chemnitz”).
  • Was soll ich tun, wenn ich die Ansprechperson herausgefunden habe?
    • Am besten rufst du direkt an, da Emails eher ignoriert werden können.
    • Biete an, persönlich vorbeizukommen, um dich und das Event kurz vorzustellen.
      • Stichworte: Tischrollenspiel; gemeinsam Geschichten erzählen; deutschlandweites Event; komplett kostenlos; mehr Infos auf www.gratisrollenspieltag.de.
      • Drucke die Pressemitteilung aus und drück sie der Ansprechperson in die Hand oder sende sie per Mail. Vergiss nicht, einige Bilder anzuhängen.
    • Mach den Termin fest (telefonisch oder persönlich). Schreibe dir den Namen der Ansprechperson auf, mit der du den Termin vereinbart hast.
    • Rufe zwei Wochen vor dem Event noch einmal die Ansprechperson an, nur um kurz zu checken, ob alles noch auf dem Schirm  und fest eingeplant ist.

Schritt 4: Paket

  • Die Location ist klar. Wie komme ich nun an ein Paket?
    • Bestelle es beim Fischkrieg-Shop, der für uns die Logistik und den Versand übernimmt. Nutze dazu die Software des Shops.
    • HINWEISE:
      • Wenn du ein Paket haben willst, reicht es nicht aus, sich auf www.gratisrollenspieltag.de für den GRT anzumelden. Du musst in jedem Fall die Bestellung bei Fischkrieg vornehmen.
      • Gib im Shop die Lieferadresse für das Paket an (je nach Situation also evtl. deine Privatadresse), nicht die Adresse des GRT-Events, wenn dort niemand das Paket entgegennehmen kann.
  • Wie früh soll ich das Paket bestellen?
    • Wir werden einen Hinweis auf der Webseite platzieren, wenn die Bestellung freigeschalten ist. Es gilt dann: first come, first served. Wenn unsere 150 Pakete weg sind, ist eine weitere Bestellung nicht mehr möglich.
    • Es ist also ratsam, recht früh das Paket zu bestellen. Spätestens solltest du das Ende Januar 2018 tun (wenn dann noch Pakete vorrätig sind…)

Schritt 5: Werbung

  • Sollte ich mein lokales Event überhaupt bewerben? Das ist doch so viel Aufwand…
    • Natürlich ist es deine Entscheidung, wieviel Aufwand du investierst, aber die Erfahrung und euer Feedback haben gezeigt, dass sich bestimmte Werbemaßnahmen besonders lohnen. Wir wissen, dass nicht alle unendlich viel Freizeit hierfür haben, daher fokussieren wir uns auf die Maßnahmen mit gutem “Preis-Leistungs-Verhältnis”. Besonders effektiv hat sich richtige Online-Werbung herausgestellt.
  • Welche Online-Werbung ist gut?
    • Unsere Karte: Anmeldung auf unserer Webseite (damit dein Event auf der Karte sichtbar ist) unter folgendem Link.
    • Soziale Netzwerke:
      • Nutze deine regionale Rollenspieler-Gruppe z.B. bei Facebook, wenn es so eine gibt, um dort auf den GRT hinzuweisen.
      • Melde dich in “verwandten” Facebook-Gruppen an, wie z.B. lokalen Brettspiele-Gruppen, Metal-Communities oder dergleichen. Frag ggf. die Admins der Gruppen, ob Werbung für deine Veranstaltung in Ordnung ist.
      • Wenn „deine“ Location ebenfalls Social Media nutzt, dann bitte sie, ebenfalls Werbung zu machen.
    • Banner: Für alles kannst du gerne die Banner nutzen, die wir auf der Webseite extra dafür zur Verfügung stellen.
    • Foren: Wenn du in Rollenspielforen aktiv bist (z.B. Tanelorn, Blutschwerter, Cthulhuforum, etc.), rede dort über dein Event.
  • Welche herkömmliche Werbung ist gut?
    • Plakate: Wir stellen euch Plakate einerseits digital zur Verfügung, andererseits werden auch einige Exemplare im Paket sein. Wenn du Zeit hast, häng sie in der Uni, im Fantasyladen oder sonstwo auf.
    • Pressemitteilung: Wir haben dir einen Text vorformuliert, den du an die örtliche Presse (z.B. Regionalzeitungen, Radio) senden kannst. Die rot markierten Stellen musst du lediglich mit Infos zu deinem Event ersetzen und schon ist die PM fertig. Wenn der Text fertig ist, finde heraus, an wen du ihn schicken musst. Dazu googelst du am besten nach der konkreten Zeitung und der Stadt in der du wohnst (z.B. “Neue Westfälische Paderborn”), da viele Regionalzeitungen über Lokalredaktionen verfügen, die sich um örtliche Veranstaltungen kümmern. Mit etwas Glück kommt zum GRT-Event dann sogar jemand von der Zeitung vorbei und ihr bekommt einen schönen Print-Bericht!

Schritt 6: Organisatorische Vorbereitung

  • Die Werbung ist getan. Wie kann ich das GRT-Event vorbereiten?
    • Das wichtigste: Sprich mit deinem “Team” von GRT-Helfern durch, wer welche Aufgaben übernimmt, wer wie lange vor Ort ist und welche Spielleitungen ihr anbieten wollt.
  • Welche Aufgaben gibt es?
    • Das GRT-Paket muss bestellt werden (ist es zu diesem Zeitpunkt hoffentlich schon) und es muss klar sein, wer es zum GRT-Event mitbringt.
    • Ihr wollt vielleicht Schere und Tesafilm dabei haben, um vor Ort noch Plakate aufzuhängen (SEHR sinnvoll, wenn ihr das noch nicht getan habt!).
    • Jemand sollte die ganze Zeit als Ansprechperson zur Verfügung stehen, d.h.
      • … jederzeit sollte mindestens eine Person aus dem Team nicht in einer Rollenspielrunde stecken.
      • … es hilft, wenn man sich als Orga-Mensch erkennbar macht, z.B. mittels Tshirt oder Namensschild.
      • … achte auf deine Körpersprache.
      • … begrüße (neue) GRT-Besucher persönlich (“Bist du wegen des GRT hier? Hier ist das Paket, schau mal rein, XYZ ist verdammt cool!”).
      • … sorge dafür, dass Runden möglichst bald starten können, wenn Interesse da ist (“Cool, du hast eine Stunde Zeit. Moment, folgende Runde wollte gerade anfangen…”). Aktiviere dazu wenn möglich/nötig auch Leute zum Auffüllen einer Runde.
    • Spielleitungen. Organisiere Leute, die Spielrunden anbieten. Es kommt nicht darauf an, ob das Spiel auch im GRT-Material dabei ist, wobei das natürlich ein schöner Synergie-Effekt ist.
    • Rollenspieler zum Auffüllen einer Runde.
    • Eine Person, die Fotos macht.
  • Was müssen wir bei den Rollenspielrunden beachten?
    • Leitet ein System, bei dem ihr euch wohlfühlt.
    • Leitet unterschiedliche Systeme und vor allem auch Genres.
    • Bietet Spielleitungen an für unterschiedlich lange Szenarien (60 Minuten Kurzszenario bis 3 oder 4 Stunden)
    • Leitet gerne etwas mit Hilfe des Materials aus dem Paket, da hierfür sicherlich gesteigertes Interesse vorhanden sein wird. Zum hundertsten mal das gleiche Con-Abenteuer ist zwar besser als nichts, aber, hey, es gibt geiles Zeug im Paket!
  • Inwiefern unterscheiden sich GRT-Runden von regulären Rollenspielrunden?
    • Klärt mit den Mitspieler_innen unbedingt vorher ab, wieviel Zeit sie haben. Beim GRT sind viele Besucher auch nur mal für 1-2 Stunden vor Ort…
    • Habt unbedingt vorgefertigte Charaktere dabei, dann könnt ihr schneller starten.
    • Sei bereit, den Mitspieler_innen die Regeln kurz zu erklären.

Schritt 7: Nachbereitung

  • Jetzt bin ich aber platt… was soll ich denn jetzt noch tun?
    • Du kannst uns eine große Freude bereiten, wenn du uns Fotos oder auch einen Nachbericht zu deinen Event schickst.
    • Wenn ein richtiger Nachbericht dir zu viel Arbeit ist, äußere dich über dein Event auf Facebook, Google Plus, im Tanelorn oder sonstwo im Internet. Verwende am besten den Hashtag „GRT“ mit Jahr, also z.B. #GRT2018. Und bitte teil dein Posting mit uns (dann freuen wir uns und können es weiterteilen)!
    • Sprich deinem Team ein Dankeschön aus und pass auf, dass du Kontaktadressen von allen hast (sofern du du diese nicht sowieso schon hattest) fürs nächste mal.
  • Ich finde die Idee so toll, ich will was spenden. Welche Kontoverbindung habt ihr?
    • Also, erstmal vielen Dank. Wir haben natürlich intensiv über Spenden nachgedacht. Z.B. könnte man Werbeposter drucken, die die Läden dann ins Fenster hängen könnten… da geht schon was.
    • Aber unser ganzes Team macht das hier zum Spaß. Wir sind ganz normale Menschen, die für ihr Geld arbeiten müssen und jeder eine Steuererklärung pro Jahr abgeben (worauf wir uns nicht freuen). Wenn der GRT anfängt, Geld anzunehmen, dann müssten wir eine GbR oder einen Verein draus machen und NOCH EINE Steuererklärung abgeben. Und Spendenquittungen. Und uns um eine Gemeinnützigkeit bemühen. NOPE NOPE NOPE. Daher danken wir für die Bereitschaft, aber wir versuchen es erst mal ohne.
    • Anders gesagt: Den GRT vor Ort zu organisieren, Spielrunden anzubieten, andere Menschen zu motivieren und mit ihnen ein tolles Gemeinschaftserlebnis auf die Beine zu stellen, das ist uns viel mehr wert als finanzielle Unterstützung. Danke dafür. Danke, danke, danke!