GRT-Orga: Know-how!

Ich hatte gefragt, welche Erfahrungen ihr als Veranstalter gemacht habt, und ob ihr daraus Tipps und Tricks ableiten könnt, die anderen helfen – vielleicht auch solchen, die zum ersten Mal ein GRT-Event organsieren wollen.

Johannes von den Kellerkindern hat mir eine lange und sehr hilfreiche Mail geschrieben, die ich hier jetzt einfach mal einstelle – mal sehen, ob ihr noch was hinzufügen könnt und wollt (gerne als Mail oder im Kontaktformular oder in den Kommentaren).

  • Wir organisieren uns im Vorfeld des Events über unser Forum und den monatlichen Stammtisch und verteilen die „Resorts“ auf mehreren Schultern.
Marketing:
  • Anmeldung des Events auf der GRT-Homepage
  • Eintragung des Termins bei Spielerzentrale.de und Spielrunde.org (ehem. rollenspiel-cons.de)
  • Artikel in lokalen Anzeigenzeitungen (eins unserer Kellerkinder ist dort Redakteur)
  • Verteilen von Flyern in Rollenspielläden der Umgebung, Poster an unserem Stamm-Keller. Der Flyer kann einen QR-Code tragen.
  • Ausgiebige Vorabinformation auf unserer Homepage zu den angebotenen Spielrunden, Zeitslots, Tischplan, Verpflegung, etc. (siehe unten)
  • FAQ zu den angebotenen Systemen (viele konnten letztes Jahr mit den angebotenen Runden nichts anfangen).
  • Persönliche Einladung von Freunden und Bekannten durch alle Kellerkinder
  • Infos “Was ist Rollenspiel” für Neulinge bereitstellen.
Lokation:
  • Mit dem Kolpinghaus in Limburg haben wir eine ideale Lokation gefunden:
    • Exklusiv buchbar
    • Sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nah-/Fernverkehr
    • Sehr gute Parkmöglichkeiten durch umliegende Parkhäuser
    • Getrennte Spielräume mit genügend Platz (Stichwort: Geräuschpegel)
    • Barbereich mit Tresen und Kühlschränken
    • WCs in ausreichender Menge
    • Getränke können über das Kolpinghaus auf Kommission bestellt werden
Ablauforganisation
  • Am letzten Stammtisch vor dem „GRT danach“ legen wir genau fest, wer wann da ist und wer was mitbringt (und das ist eine recht lange Liste angefangen von Klebeband über Kaffee-Filtertüten bis hin zu einem großen Whiteboard)
  • Wir beginnen am Event-Tag ab 10.00 Uhr mit dem Aufbau
  • Ab 12.00 Uhr ist Einlass
  • Der Tag ist in festgelegte Spielrunden-Blöcke aufgeteilt. Wir hatten mal drei Slots à drei Stunden haben aber letztes Jahr auf zwei Slots à 4 Stunden mit einer Stunde Pause dazwischen runtergekürzt, da ersteres in 2014 zu hektisch war und einige Runden überzogen haben. Mit 10 Spielleitern bekommt man dann immer noch 20 Runden hin.
  • Ab 12.30 Uhr  dürfen sich die Teilnehmer in die Spielrunden eintragen. Das funktioniert so: Wir hängen alle angebotenen Runden mit den verfügbaren Plätzen an einem Whiteboard aus und jeder Besucher bekommt zwei Klebepunkte, die er mit seinem Namen zur jeweiligen Spielrunde dazukleben kann. So kann er entweder sich bei zwei  Runden oder sich und einen Freund bei einer Runde anmelden. Weitere Details dazu siehe hier:  https://rpgstammtisch.wordpress.com/2015/04/13/grt-danach-programm-anmeldung-essen-sonstiges/
  • 13:00-17.00 Uhr: Erster Block
  • 17.00-18.00 Uhr: Pause
  • 18.00-22.00 Uhr: Zweiter Block
  • Um 22.00 Uhr findet das sog. „Table-Nerd-Quiz“ statt, bei dem wir die einmaligen Sachen aus der GRT-Box und weitere „Spenden“ von uns Kellerkindern als Preise vergeben.
  • Am nächsten Tag ab 10.00 Uhr räumen wir auf
Verpflegung
  • An der ständig besetzten Bar bieten wir Getränke (Cola, Fanta, Wasser, Bier, Tee und Kaffee) und Snacks (Sandwiches, Schokoriegel, Chips) an.
  • Letztes Jahr haben wir einen Pizza-Bestellungs-Sammelservice angeboten, was gut ankam.
Weitere Details
  • Unsere Spielleiter bekommen Namensschilder und die Tische sind mit Nummern beklebt.
  • Am Eingang steht das Whiteboard mit den angehefteten Spielrunden und einem Tischplan.
  • Das GRT-Paket breiten wir auf einem Tisch im hinteren Raum aus und legen noch einige eigene Goodies dazu, beispielsweise ein großes Glas voller Gratiswürfel für echte Neueinsteiger (und ja, wir hatten beide Male tatsächlich welche sie wir als Neue Kellerkinder rekrutieren konnten)
  • Wir refinanzieren uns zum Teil über die Getränke/Snacks und eine Spenden-Box. Wenn‘s nicht reicht, ist es uns der Spass trotzdem wert.
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